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仕事の「段取り力」を高めるための7つの方法

Young handsome man working on laptop while commuting to work

段取り力以外の能力が同じレベルの人が居たとしたら、段取り力がある人の仕事はスムーズに進み、予定通り終了する可能性が高いことが想像できます。スポーツのマラソンで言えば、走るコースも知らないで走るよりもコースを熟知していれば、走りを柔軟にコースに合わせて走ることで速く走れる可能性があります。
別の言い方をすれば戦略の立案力でもあります。ビジネスや恋愛を成就させるにも段取り力があると、段取り通りにいく確率が高くなります。段取り力を高める方法を7つ紹介します。

1.段取り力を高めるための基礎的なスキル(能力)を知る

基本的なスキル力を知る

サッカーでも野球でもルールを知り、そのスポーツに必要な運動能力(基礎スキル)を鍛えないと選手個人もなかなかうまくなれず勝負に勝てません。
段取り力を高めることも同じで、そのために必要なスキルを普段から高めておくようにしておかねばなりません。
段取りをする内容が大規模、複数の部門にわたる、長期間かかるなどの場合、1人では段取りをうまく立案できないので、多くの人から知識や経験を引き出す必要があります。
そのため、コミュニケーション能力や情報収集能力を高める必要があります。
また、集めた情報を取捨選択する能力、優先順位を判断する能力、そして臨機応変な対応能力も必要です。
いずれも、簡単に身に付く能力ではありませんが、意識してこれらの能力を高めると良い段取りができるようになります。

2.段取りの目的を明確にする

段取りをはじめるときは、まず段取りの目的を明確にすることを考えます。
スポーツでも、トーナメントとリーグ戦では戦い方が異なります。
トーナメントのように常に勝つための段取りをしなければならないのと、リーグ戦のように1回は負けても良い場合は、戦い方(段取り)が大きく異なります。
そのため、段取りをするときは、段取りの目的を明確にすることから始めます。

3.目的の達成に必要な手順(段取り)を検討する

目的達成に必要な手順

段取りも目的が明確になれば、目的達成のために、誰が、何をいつまでに、どこで、どのようにしなければならないかを段取りを決めてラフな工程表を立案します。
このとき、目的にあったシナリオになるように考えます。
例えば、アルプスやヒマラヤの高山の登る段取りと近くの山へハイキングに行く段取りでは大きく異なります。
また、同じアルプスやヒマラヤの高山でも登るルートが複数あれば、目的が安全優先か、スピード優先かで変わる可能性があります。
目的に合わせたシナリオを描いて段取りの工程表を作成します。

4.やるべきこと、やりたいこと、やらなくてもよいことを決める

ラフな段取りの工程表を再度見直して、目的達成のために必ずやるべきことを抜き出します。
工程表のなかには、やりたいことが入っていれば、やるべきこととやりたいことは区別しておきます。次に、人員、予算、期間などの関係から、やらなくても良いこと、やれないことを抜き出します。
これは、例えれば織田信長が今川義元とどう戦おうという戦略をたてて、実行のための段取りを考えたことと似ているのはないでしょうか。
信長は、多くのやりたいことのなかから、やるべきこと、やらなくて良いことを抜き出して取捨選択し、戦力を集中しました。
戦力を1点に集中させたため、少ない軍勢で勝利を収めたと推測されます。
その判断のもとになったのは、情報収集能力であり、刻々と変わる義元の軍隊の動きに合わせた臨機応変な対応力でした。

5.決断できないときは簡単なことから処理する

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