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みんなが結果に向かう情報共有について考えてみた【情報会議 #3】

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はじめに

tbpgr(てぃーびー)です。

Qiita:Team, esa, DocBase, Confluence,
Wiki, Excel, 口伝, 脳内。

皆さんの現場の情報はどのような形式で共有されているでしょうか?
Qiita:Teamを皮切りに esa, DocBase と国内の情報共有ツールの導入は
一気に加速したかのようにも見えます。

アウトプットを積極的に行う企業が開発環境を公開する場合、
上記のような情報共有ツールを含んでいることも多いです。

2015/11/26(木)に開催された第3回 情報会議に参加させていただきました。

情報共有の情報共有、というメタで風変わりなこのイベントの雰囲気や知見を共有させていただきます。
情報共有は、それぞれの現場によって課題・有効な手段などは様々だと思います。

この記事で出てくる内容を元に、

「うちもこの方法やってうまくいった!」
「うちはこの方法ではだめなので、こうやって対応した」
「うちはこんなことをやっているけど、誰もやってないみたいだ」

などの情報が広がるといいな、と思います。

さて、この記事では

LT1: @so1_ さん / 価値観と感情を共有しよう
LT2: @masskaneko さん / 情報共有の私見の共有
グループワーク
主催者の声(@htomine さん、 @so1_ さん)

をまとめます。

LT1: @so1_ さん / 価値観と感情を共有しよう

情報会議のオーガナイザーの @so1_ さんのLT。
LTの内容を抜粋して説明します。

世界は大きく変化している

情報伝達の歴史を辿ると、現在がいかに変化が激しい時代かがよく分かります。
インターネットを通じた世界は情報が溢れ、情報を確認・取得する手段とコストはどんどん下がっています。

思いが伝わり、物事がよくなる

ここで私が情報会議のQiita:Teamで提案した事例がスライドに登場しました。

情報会議では専用のQiita:Teamが用意されイベント当日以外にも、継続的に情報共有に関する知見の交換、提案、事例などのやり取りがなされています。

その中で、第二回開催直前にQiita:Teamの各投稿+コメントのやりとりなどを見ていた私は

「情報共有のパターンカタログを作るといいのでは?」

ということを思い浮かべました。

情報会議のQiita:Teamでは最近システム開発界隈で「ポエム」と呼ばれる、思い・考えを表明する記事の作成のために「poem」タグが用意されていたので、遠慮なく自分の考えを投稿することができました。

すると、多数のいいねとともにコメント欄でアイデアが広がりはじめ、即実施が決定しました。




決定したら、即実行。
ということで、翌日モデルケースが投稿されました。このスピード感。

すると後続が続きます。

そう。そしてスライドのこのページに繋がります。

共感できるチーム

このような流れを生むには何が必要か?
そこにはお互いを知り、感情・価値観を知り、共感し合える必要があります。
そのためには安心して感じたことを伝え合えるチームにする必要があります。

これまででは情報伝達コストが高くてむだなことに感じられていたこういった些細な共有の数をふやすことが、情報伝達コストが低くなったことにより実現できる世界になったのです。
これからは、必要だから伝えるのではなく感じたから伝えるようにしていくと良い。

ということで @so1_ さんのLTのしめとなりました。

LT2: @masskaneko さん / 情報共有の私見の共有

情報共有の成功事例、失敗事例を発表していただきました

月並みだが, 浸透には結構な労力が必要。

この言葉、導入を経験されたことがある方は身にしみてわかるのではないでしょうか?

グループワーク

グループワークの手順等

グループワークのやりかた等は、こちらの記事が詳しいです。

情報会議で行うグループワーク

C卓のグループワーク

お題

私が参加したC卓のお題は

社外研修会(ワークショップ)を開催するために、
中々リアルで集まれないチームで
情報共有をしたい
(期間限定でなるべく活性させたい)

でした。

一見ちょっと特殊に見えるこのお題ですが、
この情報会議そのものと考えると分かりやすいかもしれません。
また、現実の業務に結びつけると

新規案件を受注したがリソースが不足しているため、
コアメンバー数名を除いたほとんどのメンバーを外部から集める。
各メンバーは別々の協力会社、フリーランスなどそれぞれバラバラの所属で、
プロジェクトが終了したあとに残るのはコアメンバーのみとなる。

というような案件も近い気がします。

分類

アイデアをまとめた、結果ピンクの付箋にかかれた分類は
以下のようになりました。

コンテキスト共有
にぎやかし
心理的障壁をなくす
ルール
インセンティブ

なんといっても、普段集まれないチームということで
目的の共有とアイスブレイクに繋がる要素が重要です。

ビジョンをさいしょにかかげる
テンプレ付き自己紹介エントリ
ハードルをさげる(ふざける、笑い)
序盤に飲み会、ゲームなどでアイスブレイク
あだ名を付ける
敬語禁止

などの付箋ですね。

これはLTで @so1_ さんが話していた共感できるチームを作るために
必要な要素につながりそうです。

そして、これらの土台を築いた上でインセンティブを与えたり、
ルールで補助したり、リーダーを決めたり、中心メンバーが率先して投稿することで
後続を引っ張ったりすることでワークショップを活性化します。

このC卓に集まったメンバーは私も含め、全員が情報共有ツールの
導入や運営を主担当として行った人物のみで構成されていました。
そのため、実際にリーダーとして引っ張っていくうえで得た実経験のノウハウや、
それを元にしてこうしたら良さそうだ、というアイデアの集まりがこの付箋の内容です。

ちなみにインセンティブ、にぎやかし、心理的障壁をなくすの分類のピンクの
付箋やそのカテゴリ内のオレンジの付箋にある「^^」や$マークの絵などは
分類を象徴するアイコン絵を書きたかった箇所です。
絵心のあるメンバーがいなかったためちょっと伝わりにくい内容になってますが、

「インセンティブ」のピンクの付箋の右にあるオレンジの付箋 => ドル袋でインセンティブを連想させる
「にぎやかし」のピンクの付箋内の下部にある絵 => にっこりマーク
「にぎやかし」の分類の左下にある「^^」 => にっこりマーク
「心理的障壁」をなくす付箋内の下部にある絵 => ハードル

を書いたつもりです。
文字だけの情報よりもアイコン、イラストなどでわかりやすさを強化できるという想定のもとでした。
(画力がなくて残念な結果になっていますが)
逆にいうと、これらの効果をしっかりと生むためにも何かしらディスカッションを行う上で
図やイラストをフリーハンドで分かりやすくかける担当者が一人いると色々と捗りそうです。
グラフィックレコーディングなどが注目を浴び始めているのもこのあたりの重要性があるからでしょう。

主催者の声

左 @htomine さん、右 @so1_ さん

アイコン

: @htomine
: @so1_
: @tbpgr(私)

情報会議運営KPT

第2回情報会議に引き続いての参加ということで、前回との差異を感じる部分がありました。
実際に懇親会などで主催者である @htomine さんや @so1_ さんもKPTを行っていると明言していました。
そこで、どのようにKPTをおこなっているかうかがってみました。

運営のKPTについて

第二回、第三回と運営の裏のやり取りを知らない参加者目線でも改善されてるのが目に見えます。
それは、しっかりとKPT(PDCA)を回しているのだろう、というのは想像できるわけで
その辺りをお伺いしようと思いました。
ありがとうございます。
明示的に良くした点を口頭で「情報共有」していただいたのもありますね。
そうですねー。LTを手前に移したところですかね。
3回目については大きいのはその辺ですかねー
ですね。また、2回の時と3回の時、どちらについても懇親会関連で改善した点を話しておられました。

こんな感じで記事立ててあつめて→Mtgという感じです
(運営の)みなさん情報共有を扱ってることもあって結構丁寧にコンテキストを共有するな、という印象もあります。
それぞれの進行には目的があって、そのための手段なんですが
情報会議は、集まる人が話せるということが一番の価値だと思っていて
改善もそれができるようにという視点で常に行っています。
その、運営の考えを示すこと自体にもまた、
場の雰囲気を作っていく効果があるとおもっていて、
それが結果的には集まった人がはなしやすくなることにつながるのではないかと考えています。
その効果はとても出ていると思います。
私、人見知りですけど、そんな部分を気にする要素がないくらい話しやすかったので。
#1やる前に、「失敗のイメージ」「成功のイメージ」っていうのをメンバーで共有していて、
結構そこで、何を大事にしてるかっていうのがシェアされたかなという気がしてますね。
話すのって難しいし、最初からいるひとは自然と話しやすくなっていくとは思うんですけも
孤独感を与えたら失敗
そうですねー

ロールプレイでも結構分かるんだよねーやってみると。
で、失敗にならないようにするにはどうしたら良いか、みたいなの考えてつくりをきめていった
話しやすい場。 共感できる場の作り方ですね。 ※so1_ さんのLTより
お、tbさんがいいこと言った!
そうですねw
いや、ほんそれだなと思ってます

ロールプレイについて

言葉のままだと思いますが、これやってない現場も多いと思うので気になります
初めて参加した人の気持ちでお互い話してみよう!
っていって、最初に考えた進行をやってみた。
一番最初は、お悩みをだれかが発表してそれをベースにみんなではなそう。
だったかな?
そうですね
最初は二人、そのあと、四人
関係ない人といきなりやったり
グループワークのやつ、家でやった時はよかったですね
#1終わって#2の直前みたいなタイミングですけれど
あれはまた気づきがあったねー
8人でやったんですね
飲んでる時に
そんで、4人ずつに別れやってみたら
お互いに発表することになるじゃないですか
まぁ2グループしかその場にいないからねw
そしたら、8人くらいだと、
他のグループにいた人と自然に話が始まるなーってことに気づいたんです。

第1回情報会議の時は4チームがそれぞれグループワークをして各チームが順番に残りチームに対して発表していた。
第2回では約4人ずつのグループワークが2組ずつで発表しあうことで盛り上がりをうんだ。

そんでやってみて、そのまま懇親会いきたいぞ、っていうことでまたかえたのが#3

第2回はグループワーク => LT => 懇親会の流れだった。
第3回はLT => グループワーク => 懇親会の順にすることで
グループワークの盛り上がりのまま懇親会に移行できた。
また、業務が忙しくて遅れた人がグループワークに間に合うため措置も兼ねている。

あんまり言いたくないんですがー、劣化しちゃってる部分もあって。。。
事前のコミュニケーションについては、初回が一番良かった。
人数の兼ね合いだったり、それぞれの参加者に対してどこまで気配りするか、ってことだったり
優先的に解決すべき課題だと考えていて
なんとかしたい。
で、それに対して、参加者の方から手伝ってくれるかたをさがして、
一緒に情報会議つくってください、どうやったらいいですか、
っていうお話をさせていただいたのが#3でした。
新しくコミニティにおむかえしていくって、
来てくれる人を大事にするってことで、2人だけではやっぱりきつくて。

第2回・第3回開催の間で過去の参加者から一緒に運営するメンバーを募った。
その上で、第3回ではサブミーティングとして運営メンバーによる運営会議も開かれました。

同じ目的にむけて楽しい範囲でやりましょう!
っていえるのがコミュニティの良さでもあるなーって思ったりもします。
確かに、運営にコミットすることを決めた参加者のみなさんはとっても楽しそうですよね。

アンケートについて

KPTでいうと、大切なインプットとしてアンケートがあります。
これ、ほとんどの方が書いてくれていて
十行以上書いてくださる方もめずらしくないんです。
そうですね、いつもめっちゃアツいです
めっちゃ読んでます
終わった後とかは、それこそ数十分おきに確認している(通知をとばすようにはしていないw
F5連打しながら読んでるわけですね
Google Spread SheetにくるからF5おさなくても更新されます!w

そとにいるうちから結果来るんでみてますねーv

なんかアンケート回答率自体もですけど、
内容の濃さがすごいですねw
アンケートのはなしは
そんなわけですごいものが来るので、
できることはぜんぶすぐやる!っておもって対応しています
そとにいるうちから
あいほんとかでもね
飲みながら!
飲みながら反省会しながら、アンケート見ながら次どうするかはなしてたりする
情報共有は酒の肴(今回の情報共有の成功体験にも書いてありましたね)

でもねー、2時とか3時にも来るんですよアンケート(笑い)
たしかにw
懇親会の終了時間からちょっと家が遠い人が帰って、
一休みして、少し他のことしてから書いたらその時間になりそう。
それでも当日(というか寝る前に)書いてくれるってすごいなーっておもって、感謝感謝
ってしながら読んでます。
主催者冥利につきますね
そですね
感謝感激雨あられですね
ご協力ありがとうございました!

まとめ

妥協せずKPTをまわして日々進化する情報会議、引き続き開催していきます。
次回、第4回会は年内を予定していますが今のところ日程は未定です。
開催おたのしみに!

皆様の進捗に幸あれ!

主催者、発表者のTwitterアカウント

@JohoKaigi – 主催者公式アカウント
@htomine – 主催者
@so1_ – 主催者 / LT1:
@masskaneko さん / LT2:

参照資料

運営スタッフが増えてきた! 情報会議 #3 レポート
LT1資料 – 価値観と感情を共有しよう
LT2資料 – 情報共有の私見の共有

あなたにとって「理想の会社」とは?

「理想の会社で働きたい!」――― いたって単純で、誰もがそう思うこと。
では、あなたにとって理想の会社とは?
あなたが思い描いた「理想」は、きっと今あなたが抱いている「不満」の裏返し。

残業が多い、服装が自由じゃない、エンジニア向きの設備がない、
BtoBの開発だけだと反応がなくてつまらない、
会社全体が新しい技術や開発スタイルに関心がない、
ずっとコードを書いていきたいのに管理職しか道がない…
Qiita:Team、esaなどの情報共有ツールが導入されてな~~~い!!

あなたが抱くその「不満」を「理想」に変えられる会社がどこかにあるはずです。

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