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日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術

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会社から「残業を減らせ」とつつかれるけれど、規定の仕事が時間内に終わらない…なんていう人も、多いのではないでしょうか。

人材派遣のリクルートスタッフィング社では、「労働時間を短縮しながら生産性向上」を掲げ、「スマートワーク」プロジェクトを2013年に発足。約2年で、「社員1日あたりの労働時間を3.3%削減。労働時間あたりの売り上げは4.6%アップ」を達成したそうです。

この成果は、従業員一人ひとりやチーム単位で行った「細かな工夫」の積み重ねによるもの。さらに効果があった取り組みを全社で共有した結果、目標達成につながったとのことです。では、この「細かな工夫」とはどんなものなのでしょうか。リクルートスタッフィング(以下、RS社)が行った具体的な取り組み事例と、「すぐにマネできるポイント」をご紹介します。

日々の業務を一つひとつ見直してみると、自分では意識していない「ムダ」は結構あるものです。そこで、自分の仕事の「ムダ」を洗い出し、作業時間の短縮を図ってみましょう。

PCの機能をフル活用し、メールの作成時間を短縮

<RS社事例>

メールの作成作業について、チームで、各メンバーの「単語登録」「ショートカットキー」「テンプレート」などの機能の活用度をチェック。機能を使っていないメンバーに対し、よく使いこなしているメンバーが使い方の例をアドバイス。「単語登録」や「ショートカットキー」は一覧表にしてデスク前に掲示できるようにした。

メールテンプレートは用途ごとに、内容が一番優れているメンバーのテンプレートをチームで共有。テンプレートにリンクを張って、1クリックでアクセスできるようにした。これによりメール1通の作成に30分かかっていた新人が5分で作成できるように。

1日に何十通ものメールのやりとりをする人の場合、1通の作成にかける時間を短縮すれば、大幅な労働時間削減につながります。「単語の登録」機能は、通常変換では出てこない専門用語や名前などを登録しておくだけでなく、よく使う文章を登録しておくと便利。例えば…

「おせ」と入力→「お世話になっております。株式会社○○の××でございます。」

「よろ」と入力→「何卒よろしくお願い申し上げます。」

「とり」と入力→「とりいそぎ用件のみの返信にて失礼致します。」

「でんわ」と入力→「TEL:03-****-****」

これで、一文の入力にかかる時間が数秒短縮され、長いメールであれば一通あたりの作成時間が数分短縮できます。

ショートカットキーも、よく行う作業のキー操作を覚えておくと、キーボード→マウス→キーボードと手を動かす時間が数秒節約でき、積もり積もれば大きな時間短縮に。「Ctrl+C」→コピー、「Ctrl+V」→ペースト、「Ctrl+S」→保存…などが定番ですが、自分が使いやすいものを頭に入れておくといいでしょう。

<参考記事>

自分と同じような業務を行っているメンバーに「よく使っているショートカットキー」「効率化のために設定していること」を率直に聞いてみると、思わぬテクニックを教えてもらえるかもしれません。

「メール」と「電話」を使い分ける

「連絡はすべてメール」という習慣が身についている方も多いのではないでしょうか。しかし、単なる事務連絡はいいとして、微妙な感情のニュアンスを伝えたい用件もありますよね。受け取った相手がどう捉えるか、気分を害さないだろうか…などと気を遣いながら文章表現を考えるのは、気付かないうちに時間がかかっているものです。

そんなときは、メールを作成するより、電話してしまった方が早いことも。社内の人であれば、その人の席まで足を運んで話をする。そうして相手の反応を見ながら用件を伝える方が、悩みながらメールを書くよりもスピーディに運ぶことも多いものです。

アシスタントに頼めることは頼む

<RS社事例>

日々発生する業務の一覧を作り、各メンバーが「アシスタントに頼んでいること/頼んでいないこと」をチェック。すると、同じ業務でも、アシスタントに頼んでいるメンバーと自分で行っているメンバーがいて、「アシスタントの活用度」に個人差があった。

アシスタントに頼んでいない理由は、「なんだか申し訳ない」という遠慮や、「自分でやる方が安心」といったこだわり。しかし、それによってコア業務に専念できていない実情が浮かび上がり、「この業務については必ずアシスタントに依頼する」というルールを設定した。

雑務も含め、あれもこれもすべて自分で抱え込んでしまっていませんか? まずは、業務の一つひとつについて、「自分でやらなければならないこと」「他の人がやっても構わないこと」を分類してみましょう。そして、自分でなくてもできる作業については、可能であればアシスタントに任せてしまいましょう。

「頼めるアシスタントがいない」という場合は、メンバーと共同で「導入してほしい」と会社に希望を出してみては。「雑務が軽減されれば、“利益を生む活動”にかける時間を増やせる!」と訴えれば、要求が通るかもしれません。


「予定」と「結果」を比べ、時間がかかる理由を検証

<RS社事例>

「朝メール・夜メール」を習慣化。毎朝、メンバー一人ひとりがその日に行う業務やスケジュールをチーム全員にメール。夜はその日の行動を振り返り、朝の予定とのギャップをメールで報告する。「予定より大幅に時間がかかった」など、予定と結果のギャップが大きい人については、その要因を分析。上司やメンバーが指摘やアドバイスを行った。

また、同じ業務でも時間がかかっている人、かかっている人の差が明確になり、なぜその差が生まれているかの要因をチームで検証。より効率的に動けている人のやり方をメンバー全員で共有した。

スケジュールを立て、その通りに動けたかどうかを検証することで、「ムダ」が見えてきます。RS社はチームで行いましたが、個人でも「予定」と「結果」を比べて検証するのは効果的。

「この作業は30分で終える見込みがなぜ1時間もかかったのか?」→「途中で電話が入り、その対応に15分ほどかかった」→「途中で集中力が切れたせいで、30分でできるはずの作業が45分かかってしまった」など。

このケースの場合、「この作業に集中している時間帯は電話を受けない。他のメンバーにも電話を取り次がないでほしい旨を伝える」などの対処ができます。

RS社でも、急ぎではない電話にも都度対応し、それによって効率が落ちているケースが多かったことから、「今は話しかけや電話の取次ぎをしないで」という意思表示のマークを作成し、個人で設定した「集中タイム」にデスクに掲示するケースもあるそうです。

定番業務は「効率的&生産性が高い人」の行動を真似る

<RS社事例>

多くのメンバーが共通して行う定番業務について、かかる時間をチームの全メンバーで測定。その所要時間を比べてみると、ほぼ同じ内容・分量の作業でも、15分で済ませる人もいれば1時間かかる人もいた。

経験年数による習熟度にもよるものの、「やり方」の違いが影響していることが判明。効率的かつ生産性が高い人のやり方を検証し、マニュアル化して共有した。

日常的に行う「定番業務」。例えば、「見積書の作成」「報告書の作成」「データの入力」など。慣れた作業であれば、「この業務は大体○分ほどかかる」と把握しているでしょうが、果たしてその「所要時間○分」は適正なのでしょうか?

自分では「20分かかるのが当たり前」と思っている作業を、隣の人は10分で終わらせているかもしれません。他の人のやり方をそれとなく観察したり、「どのようにやっているか教えて」と頼んで「密着」してみてはいかがでしょうか。思わぬ「便利テンプレート」を作っている人がいるかもしれません。もちろん、チームに声をかけ、全員で取り組んでみるのもいいでしょう。

「交通費の精算」にかかる時間を短縮

<RS社事例>

よく訪問する駅については、Excelに駅名の頭文字(「品川」=「し」)を入力すると同時に、正式駅名と自社最寄駅からの運賃が自動的に表示されるよう、マクロを組んだ。

営業職や各拠点を巡回するような職務の場合、「交通費の精算」という雑務が発生しますよね。精算方法は各社異なりますが、「行先の駅名・運賃を入力して計算し、申請する」という方式の場合、結構面倒なのではないでしょうか。「渋谷-日本橋はいくらだったっけ?」など、Webの乗り換え案内サイトで運賃を検索して入力している人も多いようです。

Excelのマクロ機能を使えば、一連の入力手順を記憶させ、呼び出して自動的に実行させることができます。交通費精算に限らず、何段階かの手順で入力する作業に時間をとられている人は、マクロやVBAなどを学んで活用してみてはいかがでしょう。もちろん、チームに対して提案し、スキルを持っている人にシステムを組んでもらい、部署内で共有する手もあります。

――以上、個人でもできる仕事時間短縮の方法をお伝えしましたが、やはりチームで取り組む方がより効果的。メンバーに呼びかけて、お互いの優れたやり方を学び、共有してはいかがでしょうか。小さな効率化も、積もり積もればかなりの時間短縮につながります。創出した時間を有意義なことに使っていきましょう!

EDIT&WRITING:青木典子

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