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日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術

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会社から「残業を減らせ」とつつかれるけれど、規定の仕事が時間内に終わらない…なんていう人も、多いのではないでしょうか。

人材派遣のリクルートスタッフィング社では、「労働時間を短縮しながら生産性向上」を掲げ、「スマートワーク」プロジェクトを2013年に発足。約2年で、「社員1日あたりの労働時間を3.3%削減。労働時間あたりの売り上げは4.6%アップ」を達成したそうです。

この成果は、従業員一人ひとりやチーム単位で行った「細かな工夫」の積み重ねによるもの。さらに効果があった取り組みを全社で共有した結果、目標達成につながったとのことです。では、この「細かな工夫」とはどんなものなのでしょうか。リクルートスタッフィング(以下、RS社)が行った具体的な取り組み事例と、「すぐにマネできるポイント」をご紹介します。

日々の業務を一つひとつ見直してみると、自分では意識していない「ムダ」は結構あるものです。そこで、自分の仕事の「ムダ」を洗い出し、作業時間の短縮を図ってみましょう。

PCの機能をフル活用し、メールの作成時間を短縮

<RS社事例>

メールの作成作業について、チームで、各メンバーの「単語登録」「ショートカットキー」「テンプレート」などの機能の活用度をチェック。機能を使っていないメンバーに対し、よく使いこなしているメンバーが使い方の例をアドバイス。「単語登録」や「ショートカットキー」は一覧表にしてデスク前に掲示できるようにした。

メールテンプレートは用途ごとに、内容が一番優れているメンバーのテンプレートをチームで共有。テンプレートにリンクを張って、1クリックでアクセスできるようにした。これによりメール1通の作成に30分かかっていた新人が5分で作成できるように。

1日に何十通ものメールのやりとりをする人の場合、1通の作成にかける時間を短縮すれば、大幅な労働時間削減につながります。「単語の登録」機能は、通常変換では出てこない専門用語や名前などを登録しておくだけでなく、よく使う文章を登録しておくと便利。例えば…

「おせ」と入力→「お世話になっております。株式会社○○の××でございます。」

「よろ」と入力→「何卒よろしくお願い申し上げます。」

「とり」と入力→「とりいそぎ用件のみの返信にて失礼致します。」

「でんわ」と入力→「TEL:03-****-****」

これで、一文の入力にかかる時間が数秒短縮され、長いメールであれば一通あたりの作成時間が数分短縮できます。

ショートカットキーも、よく行う作業のキー操作を覚えておくと、キーボード→マウス→キーボードと手を動かす時間が数秒節約でき、積もり積もれば大きな時間短縮に。「Ctrl+C」→コピー、「Ctrl+V」→ペースト、「Ctrl+S」→保存…などが定番ですが、自分が使いやすいものを頭に入れておくといいでしょう。

<参考記事>

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