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忘年会・新年会シーズン到来!職場の宴会を成功させる幹事術

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 忘年会・新年会シーズンが近づいてきました。「幹事」を任される方にとって、頭を悩ませる時期ですね。「できれば幹事はやりたくない」という人も多いのでは。

 けれど宴会幹事は、見事に仕切ることによって職場での信頼感を得るチャンス。多くの人と連絡を取るため、人間関係を深めたり、人脈を広げたりする機会でもあります。
しかも、企画力、段取り力、調整力、折衝力など、ビジネスにも活きるスキルのトレーニングにもなります。率先して引き受ければ、多くのメリットを感じられるかもしれません。

 今回は、10数人規模の宴会を中心に、多いときは150人規模の宴会を50回以上仕切ってきた「幹事の達人」にインタビュー。宴会を成功させる秘訣をご紹介します。

【STEP 1 日程を調整する】

ポジション順に「出席可能日」を押さえていく

 最初に、出席者の中でポジションが一番高い人(役員や部長など)が出席できる日を確認。その次に、課長クラス→メンバーと、都合のいい日程を確認し、候補日を絞り込んでいきます。日程を決めた後、「部長が出張でいない日だった!」なんて、仕切り直しが発生しないようにしておきましょう。

「出欠管理ツール」を活用する

 複数のメンバーの出欠確認や日程調整ができるWebツールを使うと便利です。日程候補を記した「出欠表」のページを作成してメンバーにURLを送り、日ごとに「○」「×」を記入してもらいます。全員のスケジュールが一目で確認できるので、「○」がもっとも多い日に設定すればいいというわけです。

<便利なツール一例>
「調整さん」https://chouseisan.com/
「伝助」http://www.densuke.biz/

【STEP 2 お店を選定する】

ベストは「個室」。現地の下見は入念に

 ワイワイ騒ぐのが好きなメンバーであれば、なるべくなら個室や半個室を選びたいもの。周囲に気兼ねなく騒げるし、社内の話が外部に漏れる心配もありません。

 候補を挙げたら、なるべく現地の下見をしましょう。お店の雰囲気をはじめ、「席を入れ替わるなどして動き回れるか」、VTRなどを流すなら「音響設備は使えるか」などをチェックします。特に大規模宴会の場合、声が聞き取れないのでマイクは必須です。音楽をどの程度流せるのか、持ち込むPCで必ずプロジェクター表示ができるかも確認しましょう。また、出し物によっては着替えや下準備が可能な控室(または仕切られたスペース)も必要です。控室から舞台への動線も、出オチを防ぐために要チェックです。

 なお、「完全個室」を求めるなら、クルーザーを貸し切っての宴会プランを選ぶ手も。ただし、出航時間が決まっているため、「遅刻する人」が出る可能性がある場合はお勧めしません。

冬場の宴会で女性メンバーが多ければ「テーブル席」を

 「座敷」でヒザを突き合わせて飲むのは、お互いの距離が縮まっていいものですよね。けれど、冬場の宴会で女性メンバーが多い場合は、テーブル席にしておいた方が無難です。冬場はブーツを履いている女性が多いので、座敷では脱ぎ履きが発生するので面倒がられる上に、人数が多いと入り口で行列ができてしまい予定開始時刻が遅れることも。

ジャンル、メニュー選びはメンバーに合わせて

 大勢が出席する宴会の場合、多国籍料理やエスニックなど、好みが分かれるお店は避けた方がいいでしょう。和食・洋食であればまず外すことはありませんが、冬場の忘年会では「日本酒を楽しみたい」という人も多いので、日本酒の品揃えが多い居酒屋は◎。お酒好きのメンバーが多いなら、「飲み放題」の対象のお酒のラインナップが豊富な店を選ぶと喜ばれます。若手の男性が多いなら、食事のボリュームが十分なお店の方が「物足りない」という不満は出にくくなります。メンバー構成を考慮してジャンルやメニューを選びましょう。

 なお、料理のジャンルは上司の好みを把握しておき、ツボを押さえた店を選んでおくという方法もあります。

「期待させる」お店選びを

 大手居酒屋チェーンは広い個室もあって便利なのですが、皆が知っているだけに「ハイハイ、あそこね」と想像がついてしまいます。せっかくなら「どんな店だろう、楽しみ」というワクワク感を持って参加してもらいたいもの。さらに美味しければ、「よく見つけた」と好印象に。

 幹事にとってお店選びは重要な要素であり、そして意外と時間がかかるものでもあります。食通の先輩や友人に、あるいは他の部署の宴会幹事に「お勧めの店はないですか」と、リサーチするのもいいでしょう。また、口コミグルメサイトの評価が高い店はそれだけ外れも少なくなりますが、口コミでチェックしておきたいのは、団体ならではのポイントである「料理・お酒の出るスピード」「店員さんの配置」が適正かどうか。口コミの情報がすべてではありませんが、宴会をスムーズに進行するためのお店選びのひとつの参考材料になります。

【STEP 3 スムーズに集合させる】

会場地図だけでなく、オフィスを出る時間まで伝えておく

 大勢の宴会では必ず遅刻者が出るもの。時間通りに来た人にとっては、乾杯を待たされることで、気分がしらけてしまいます。そこで、遅刻予防策もとっておきましょう。お店の地図を参加者に配布するだけでなく、それぞれの拠点からの「所要時間」も示し、「○時○分にフロアを出発してください」と通知しておきます。

 また、宴会で一番役職の高い人を確実に時間通りに案内することで、他のメンバーにプレッシャーを与えるのもひとつの手。一度では効果がないかもしれませんが、何度も行うことで「宴会には偉い人が時間通りに来ている」という認識が生まれ、遅刻しにくい雰囲気を作ることができます。

「追い出し係」を任命しておく

 幹事である自分が先にお店に行って準備をしておく場合、他のメンバーを「追い出し係」に指名しておきます。複数の部署から参加する場合、各部署で担当者を指名。「○時○分になったら、『行きましょう』と声をかけてください」と依頼しておきます。「追い出し係」が遅刻者を出すことなく参加者を連れてくることができれば、時間通りに宴会を開始することができます。


【STEP 4 席順を決める&入れ替える】

話す機会が少ない人同士の交流を促進する

 スタッフ同士のコミュニケーションが活性化するのは、組織にとってメリットとなり、上司が望むところでもあります。また、部署間をまたいで仕事をすることになった時に、少しでも会話したことがある人が相手なら話もしやすくなります。そこで、大人数が参加する宴会であれば、普段から親しい人同士で固まってしまわないよう、幹事側で席順を決めましょう。

 1つのテーブルで、異なる部署の人、異なる職種の人をミックスし、交流を促進します。その際に、顔が広い人や盛り上げ上手な人など、ファシリテーター役になりそうな人を各テーブルに配置しておくと、場が気まずくなることを避けられます。

途中、名刺を集めてシャッフルし、席順を入れ替える

 宴会中、出席者の席が固定化されてきた場合は、幹事の主導で席を入れ替えるのもいいでしょう。名指しで、「○○さんと△△さん、チェンジしてください」と指示するほか、あらかじめ出席者の部署と名前を書いたカードを用意したり、名刺を集めたりしておいて、途中でシャッフル。カードや名刺をランダムに選んで、座るテーブルを指定して移動してもらう方法もあります。場が混乱しない程度に席替えを行うことで、より広いコミュニケーション促進を狙います。

【STEP 5 宴会を盛り上げる】

余興は「参加型」が○。「内輪ネタ」や「対決」など

 宴会の余興は、幹事の「企画力」の見せどころ。皆が一緒に盛り上がれる余興を準備したいものです。定番のビンゴゲームなどは、注目を集め、参加させる効果はありますが、オリジナリティには少し欠けます。できれば、「その場にいるメンバーならでは」の企画を立てましょう。

 例えば、参加者の「おもしろエピソード」を、事前に同僚や家族から仕入れておきます。それをただ紹介するだけでなく、クイズ形式にして出題します。「このとき、○○さんはどんな行動をとったでしょう」「○○さんが休日に欠かさずすることは、次のうちどれでしょう」というように。こうして、参加者に考えさせたり、答えさせたりすることで「参加している」感がわき、場に一体感が生まれます。メンバーの「意外な一面」に触れる機会にもなり、お互いへの理解が深まるメリットも。

 また、参加者による出し物(ダンス、一発芸、物まね、手品…etc)は、ただ順番に披露していくだけでなく、「チーム対決」にするのがお勧め。例えば「20代 VS 30代」などにチーム分けして、それぞれのチームの代表の出し物に対し、役員や部長(歓送迎会であれば主役)に勝敗判定してもらいます。総合で勝ったチームには賞品を、負けたチームに罰ゲームを用意。これなら、出し物を受け身で見ているだけでなく、「参加している」感が強まり、会場の熱気が高まります。

「景品」でも参加者の気分を高める

 ゲームの景品選びも、幹事のセンスが問われるところ。お勧めの景品、3パターンをご紹介します。


「オリジナルグッズ」

景品サイトなどでは、おなじみの商品を、オリジナルのロゴやイラストなどで作れるサービスがあります。例えば、オリジナルの写真やイラストの包装紙で包んだお菓子。また、直接メッセージがプリントされた煎餅や和菓子なども、皆で分け合えるのでお勧めです。

「オフィスで使えて目立つグッズ」

後日、職場で使えて「あのときの景品だ」とわかるようなものもいいでしょう。
ユニークな文具のほか、バランスボールやマッサージグッズなども○。プリンターで印刷できるラベルシールを使えば、オリジナルのシールを簡単に作ることができます。景品のグッズにオリジナルシールを貼ってプレゼントすれば、コストを抑えつつ特別感が演出できます。

「もらってうれしい」

宴会の景品はウケ狙いに走りがちですが、「もらってうれしいもの」も混ぜておきます。旅行券や食事券、女性が多ければ加湿器や美容機器なども喜ばれます。また、オーガニックのバスグッズなども普段の生活で使うことができるので、「もらっても困る」という人は少ないでしょう。

もっとも大切なのは、幹事自身が楽しむこと

 幹事は準備中から当日の開催中まで、仕切り作業に必死になりがち。実際、手が込んだ宴会を企画するとなると、段取りだけでなく小物や映像などの準備で大忙しです。でも、「大変そうだな」と参加者に気を使わせるようでは幹事失格。どうせなら自分が一番面白いと思う企画を、自分が一番楽しむつもりで臨みましょう。宴会が盛り上がった瞬間は、手ごたえと達成感が得られるはずです。

 当日はもちろん、事前の告知メールでも、「忘年会が楽しみで待ちきれない○○(自分の名前)です」などと一言添えてみてください。受け取った側も「楽しみだ」という意識になり、いい雰囲気でスタートできるはずです。

 幹事は面倒くさいものではなく「楽しいプロジェクト」。そんな意識で取り組んでみてはいかがでしょうか。

EDIT&WRITING:青木典子

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