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忘年会・新年会シーズン到来!職場の宴会を成功させる幹事術

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 忘年会・新年会シーズンが近づいてきました。「幹事」を任される方にとって、頭を悩ませる時期ですね。「できれば幹事はやりたくない」という人も多いのでは。

 けれど宴会幹事は、見事に仕切ることによって職場での信頼感を得るチャンス。多くの人と連絡を取るため、人間関係を深めたり、人脈を広げたりする機会でもあります。
しかも、企画力、段取り力、調整力、折衝力など、ビジネスにも活きるスキルのトレーニングにもなります。率先して引き受ければ、多くのメリットを感じられるかもしれません。

 今回は、10数人規模の宴会を中心に、多いときは150人規模の宴会を50回以上仕切ってきた「幹事の達人」にインタビュー。宴会を成功させる秘訣をご紹介します。

【STEP 1 日程を調整する】

ポジション順に「出席可能日」を押さえていく

 最初に、出席者の中でポジションが一番高い人(役員や部長など)が出席できる日を確認。その次に、課長クラス→メンバーと、都合のいい日程を確認し、候補日を絞り込んでいきます。日程を決めた後、「部長が出張でいない日だった!」なんて、仕切り直しが発生しないようにしておきましょう。

「出欠管理ツール」を活用する

 複数のメンバーの出欠確認や日程調整ができるWebツールを使うと便利です。日程候補を記した「出欠表」のページを作成してメンバーにURLを送り、日ごとに「○」「×」を記入してもらいます。全員のスケジュールが一目で確認できるので、「○」がもっとも多い日に設定すればいいというわけです。

<便利なツール一例>
「調整さん」https://chouseisan.com/
「伝助」http://www.densuke.biz/

【STEP 2 お店を選定する】

ベストは「個室」。現地の下見は入念に

 ワイワイ騒ぐのが好きなメンバーであれば、なるべくなら個室や半個室を選びたいもの。周囲に気兼ねなく騒げるし、社内の話が外部に漏れる心配もありません。

 候補を挙げたら、なるべく現地の下見をしましょう。お店の雰囲気をはじめ、「席を入れ替わるなどして動き回れるか」、VTRなどを流すなら「音響設備は使えるか」などをチェックします。特に大規模宴会の場合、声が聞き取れないのでマイクは必須です。音楽をどの程度流せるのか、持ち込むPCで必ずプロジェクター表示ができるかも確認しましょう。また、出し物によっては着替えや下準備が可能な控室(または仕切られたスペース)も必要です。控室から舞台への動線も、出オチを防ぐために要チェックです。

 なお、「完全個室」を求めるなら、クルーザーを貸し切っての宴会プランを選ぶ手も。ただし、出航時間が決まっているため、「遅刻する人」が出る可能性がある場合はお勧めしません。

冬場の宴会で女性メンバーが多ければ「テーブル席」を

 「座敷」でヒザを突き合わせて飲むのは、お互いの距離が縮まっていいものですよね。けれど、冬場の宴会で女性メンバーが多い場合は、テーブル席にしておいた方が無難です。冬場はブーツを履いている女性が多いので、座敷では脱ぎ履きが発生するので面倒がられる上に、人数が多いと入り口で行列ができてしまい予定開始時刻が遅れることも。

ジャンル、メニュー選びはメンバーに合わせて

 大勢が出席する宴会の場合、多国籍料理やエスニックなど、好みが分かれるお店は避けた方がいいでしょう。和食・洋食であればまず外すことはありませんが、冬場の忘年会では「日本酒を楽しみたい」という人も多いので、日本酒の品揃えが多い居酒屋は◎。お酒好きのメンバーが多いなら、「飲み放題」の対象のお酒のラインナップが豊富な店を選ぶと喜ばれます。若手の男性が多いなら、食事のボリュームが十分なお店の方が「物足りない」という不満は出にくくなります。メンバー構成を考慮してジャンルやメニューを選びましょう。

 なお、料理のジャンルは上司の好みを把握しておき、ツボを押さえた店を選んでおくという方法もあります。

「期待させる」お店選びを

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