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朝5分、夜15分でOK!仕事を超効率化する、目標設定のコツ

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「仕事のための仕事」として敬遠されがちな、タスク管理や目標設定。忙しくて目の前の作業をこなすので精一杯! という方も多いかもしれません。しかし、適切な方法で目標を決めれば、かえって仕事を早く終わらせることも可能です。生産性向上に効く目標設定のコツをご紹介します。

3つの目標を立てる:大目標、中目標、小目標

優秀な人ほど、「自分がなぜそれをやり、それによってどう成長したいのか」を意識するための方法を、いろいろ工夫されていると思います。よく共通しているやり方は、視点やタイムスパンの異なる3つの目標を立てることです。 大目標:数か月~1年単位の、業務上の達成目標や、個人的な到達目標 中目標:1週間~1か月単位の、大目標に向かって進めているかを確認する目標 小目標:1日単位の、目標観点で現有タスクを整理したもの

それぞれについて簡単に説明します。

大目標:業務の目標は現実的に、個人的な目標は意欲的に

まずは仕事上の大きなくくりとなる、年度・半期・四半期などの期限を利用して達成したい、大まかな目標を立てましょう。

プロジェクト制で働かれている方はプロジェクトごと、あるいは「次の長期休暇までに」といったような設定の方法も有効です。

業務上の目標は既に設定されている場合(売上、生産数など)も多いでしょうが、自分で決められる立場であれば、まずは現実的な目標を設定することが大事です。人や立場によっては、そのうえで理想の数字を立てることもあるでしょうが、常に現実の数字を見つめることが大切です。

一方、個人の目標については、できる限り意欲的なものにしたほうが成長につながります。業務と違い、自分個人に責任を持つのは自分だけですから、甘やかさないことが大事になるでしょう。

中目標:大目標達成に必要なマイルストーンを置く

大きな目標のみを目指すのは、あまり効率的ではなく、時としてモチベーションの低下にもつながります。そのため、状況や変化が想像しやすい1か月単位の中目標を立てると、何をするべきかがよりはっきりと見えてきます。業務目標は単純に大目標から1か月あたりに必要な目標を逆算すればよいですし、個人目標は「ここまでできるようになりたい」という思いを抽象的でもいいのでざっくりと定めましょう。

小目標:日々のタスクに目標意識をひもづける

仕事では、1日ごとにその日行わなければならないタスクが発生します。このタスクのリストアップや優先順位をつける際に、それを行うことがどんな目標の達成につながるのかをひもづけるようにして、時間の短縮を図ります。

上記3つの目標のうち、大目標や中目標は毎日更新しなければならないものではありませんから、休日などを使ってじっくりと考えるのがよいでしょう。しかし、小目標は毎日つくるものですので、なるべく効率化したいものです。以下では、小目標設定にテーマを絞ってコツをお伝えします。

「捨てる意識」の重要性

特に新人や年次の若いうちは、与えられたタスクをすべて行うことに意識が向いてしまいがちです。しかしこれは、思考停止につながる危険をはらんでいます。

そのタスクはどんな目標につながるのかを考え、目標から遠いもの、重要性の低いものは捨てる意識を持つことを提唱したいと思います。重要なのは「やらない理由を述べられるようにしておく」こと、そして「怒られるリスクを負うこと」です。

一握りのスーパーマンは別として、働いていると、どこかでキャパシティオーバーによる失敗の経験をすることになるでしょう。「捨てる」意識は、その失敗を戦略的に行うことを可能にします。

朝5分、夜15分の目標設定が、一番効率的

毎日のタスク確認には人それぞれの流儀があります。朝派や夜派それぞれですが、朝と夜両方に目標の設定・確認・振り返りの時間を持つことが、結果的に一番効率の良い目標とタスクの管理につながります。

前日の夜に、次の日に必要・あるいは発生しそうなタスクを洗い出し、目標とひもづけます。次の朝にそれを確認、また、夜のうちに増えたタスクがあれば追加する、といった形です。この20分を惜しまないことが、結果的に、漫然と仕事をしないことにつながります。

目標設定のS.M.A.R.Tな方法

1981年にアメリカのジョージ・ドーラン博士が提唱した「the S.M.A.R.T way」という目標設定の方法があります。 Specific:具体的に Measurable:定量的に Attainable:達成可能な範囲で Realistic :現実的に Time-bound:〆切を意識して

という5つを意識して目標設定をするということです。例えば「明日はAという資料の作成を、10枚分、3時間で、15時までに終わらせるぞ!」といった具合です。もちろん、これは大目標や中目標の設定にも応用が可能です。

最後に、記事中でご紹介してきた目標設定とタスク管理のコツを、もう一度おさらいしておきましょう。 大目標・中目標・小目標の3つの目標を立てること 小目標を立てるときには、ただタスクを並べるだけではなく、捨てる意識を持つこと 毎日朝5分、夜15分の目標設定とタスク管理の時間をとること 目標設定時には、「the S.M.A.R.T way」を意識すること

適切な目標設定で仕事を早めに終わらせて、充実したアフターファイブを目指しましょう!

執筆:HAL

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