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病院から会社に欠勤の連絡 いまだに電話をかけるべきなのか

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 仕事においてメールを連絡手段ではないと考える人は少ないだろうが、かつては欠勤の連絡をメールでするなんて非常識だという風潮が強かった。出勤直後の忙しない時間に電話はかえって迷惑との考え方もあり、最近は電話よりメールを推奨する職場もあるが、LINEやFacebookのメッセンジャーなどSNSについては否定的な意見が少なくない。新入社員を迎える季節には必ず議論になり、ちゃんと連絡したのになぜ非難されるのかという声も少なくない。

 社会人1年目の恵美さんは、今年はじめて風邪をひいたとき病院からLINEで会社の先輩に欠勤の連絡をした。病院では自分の携帯から電話をすることがはばかられたからだ。

「病院で電話をかけるのはできないなと思ってLINEしたんですけど、『LINEだけじゃダメ。電話入れて』と返事がきました。ふだんは仕事のやりとりも短い連絡ならLINE使っているんですけど、欠勤の連絡だけなんで電話なんですかね。公衆電話から電話しましたけど。学生のときのアルバイトでは、欠勤やシフト変更の連絡はいつもLINEでした。メールより早いし既読マークつくから便利だと思うんだけどなあ」

 この認識のずれは、ふだんよく使うコミュニケーション系メディアの差異が大きく影響している。今年5月に公表された『情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査』(総務省)によれば、平日のSNS利用とメール利用を年代別にみると、10代、20代ではSNS利用の行為者率が50%を超えメール利用を上回っているのに対し、30代~50代ではメール利用の行為者率が50%を超えSNS利用の行為者率が大きく下回っているからだ。

 いまのところ、SNS利用が日常的か否かについて、若者と30代以上とで連絡手段として大きな感覚のずれが生じているようだ。職場は様々な年代の、いろいろな背景の人が集まるところ。明文化されたルールがあるのでなければ、前述の恵美さんのように、自分で常識だと思っていたことが通用しないこともある。

 実際に仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っているか複数回答可で調査したところ、メールが98.33%でトップ、次が電話の92.67%、LINEはわずか10.9%にとどまっていた。また、仕事で外部の人から初めて連絡をもらうとき失礼だと思う手段としてはLINE(50.87%)、Twitter(41.73%)、Facebook(35.00%)が上位3つを占めた(一般社団法人ビジネスメール協会調べ)。

 SNS普及率が高まりつつあるとはいえ、まだ仕事での主要な連絡手段とはいえない状態だ。ならば適切な使い方を早めに学んでほしいところだ。情報処理を教える神奈川大学非常勤講師の尾子洋一郎さんは講義でメールの使い方を説明するとき、電話との違いに必ず触れている。

「24時間関係なく自分のタイミングで情報を送り受け取れることは、メールと電話とのもっとも大きな違いですね。証拠が残るという点で連絡手段としてメールを推奨していますが、それには本文と件名を必ず入れるなど、最低限の形が整ったメールである必要があります。それでも相手に必ず届いて読まれる保証はなく、返信がないメールは届いていない可能性があると考えるように言っています。

 緊急時のどんな内容の連絡も、どうするのか確認しておいた方がお互い嫌な気持ちにならずに済むでしょう。大事な連絡は必ず電話でという職場もあれば、会社の連絡事項はメッセンジャーを使って組んだグループに流すと決めているところもある。メールやSNSを使いこなしている人も、あまり使っていない人も、自分の使っている連絡手段が相手も使っているのが常識だと思いこまずに相手に確実に伝わる方法を決めておくのがいいでしょうね」

 事業所のインターネット普及率が99%に達したのは2007年末、個人で毎日使う人は全体でようやく74%。SNSの普及率も全体で65%に達したところだ。コミュニケーションの“常識”はいまだに端境期にある。


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