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エクセル(Excel)初心者向け♩プルダウンリストをマスターしよう

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こんにちは、管理部のゆりえです。
梅雨が明け、急に暑くなりましたがいかがお過ごしでしょうか。水分補給をしっかりして熱中症には気をつけてくださいね。体が資本です。

さて、今回はエクセルのプルダウンリスト(ドロップダウンリストとも言います)の作成方法をお伝えします。

プルダウンリストのメリット

簡単な項目の場合、手入力をしたりコピー&ペーストすればいいのに、なぜプルダウンリストを使うのでしょうか。その理由は、こんなメリットがあるからです。

入力ミスがゼロになる
すでに決まった項目の中から選ぶため、タイプミスや変換ミスなどの入力ミスをなくすことができます。
入力時間を短縮できる
都度手入力すると、入力ミスを修正したり、内容を思い出したりと、意外と時間がかかります。プルダウンリストをクリックして選択するだけだと、時間短縮になります。
表記を統一できる
半角・全角、スペースなど表記を統一することができます。
「引っ越し」と「引越」などのような表記のゆれも、プルダウンによって防ぐことができます。
集計がしやすくなる
表記を統一していることで集計が格段にやりやすくなります。
また、リスト以外の項目を想定する必要がなくなるため、レポートなどの設計が簡単です。

こんなときに便利!

プルダウンリストを使うと、いろいろと効率化できます。
たとえば私は人事なので、LIGのメンバーの名簿を作成しよう!と思って以下のような情報をまとめるとします。

名前
そめひこ

性別

役職
人事部長

このとき、性別は「男」「女」の2つだけなので、プルダウンリストにして2種類から選択できるようにすると入力が楽ですね!

「役職」についても、「性別」より種類が多く都度入力に手間がかかるため、リスト化することで更に効率が上がります。
プルダウンリストから選ぶことで、「あの人、人事部長だっけ人事マネージャーだったっけ」といった私の最近の悩みも解消することができます。

また、同じ答えでも「男」「男性」「MEN」「male」などさまざまな表現方法がありますが、同じ名簿の中で表現方法が異なっていると判別しづらいですし、集計をするときに難しくなりますよね。
それが、プルダウンリストから選ぶことで、表記が統一され、集計のときにリスト以外の情報を排除して考えることができます。

それでは、実際にプルダウンリストを作成してみましょう。

プルダウンリストを作成する

たとえば、こういう感じの名簿を作成するとします。

このシートで「性別」と「役職・職種」をプルダウンリスト化して、入力時の効率をUPさせましょう!

「データの入力規則」を設定する

プルダウンを適用させたいセルを選択します。
リボンの「データ」タブを選択し、「データツール」エリアの「データの入力規則」をクリック、「データの入力規則…」を選択します。
 

すると、「データの入力規則」ダイアログが表示されます。ここで、プルダウンリストの設定ができます。
ダイアログの「設定」タブで、「入力値の種類」のプルダウンから「リスト」を選択します。(「リスト」以外の項目はプルダウンではなく、数字や日付などの入力ルールを設定できます。)
 

「元の値」の中に、プルダウンリストに表示させたい項目を「カンマ」区切りで入力します。今回の場合は「男,女」となります。
 

「OK」をクリックすると、セルの右側にプルダウンの下向き三角「▼」のボタンが表示されます。ここをクリックし、無事「男」「女」のリストが表示されたら、プルダウンリストの作成が完了です。

ちなみに、プルダウンリストは下向き三角「▼」のボタンをクリックしなくても、キーボードのAlt + ↓で表示することができます。
↓キーで選びたい項目を選択しましょう。
 

プルダウンリストを使って「性別」欄を埋めることができました。

リストをマスタから読み込む

次に、「役職・職種」の欄です。
こちらは「性別」よりも数が多く7つの項目があるため、手入力で打ち込むのは非効率です。そのため、プルダウンリストにしてしまいましょう。

しかし7つも項目があると、「データの入力規則」のボックスの中に入力するのは手間がかかります。一度登録できればいいのですが、その後、項目の追加や修正、削除があるととても不便です。
そこで、「役職・職種」が汎用的に使えるように、プルダウンのリストを「データの入力規則」で直接指定するのではなく、エクセルシート内に作ったマスタから読み込むようにしましょう。

まずは、マスタを作成します。

プルダウンのリストに表示させる項目を一列に並べて入力します。上図のように、表とは別のシートにマスタを用意しても大丈夫です。
これで、マスタは完成です。
 

「データの入力規則」ダイアログで、「入力値の種類」のプルダウンから「リスト」を選択します。ここまでは、前述の「性別」ときと同じです。
 

次に、リストの項目を1つ1つ入力せず、エクセルシートから範囲を指定します。
「元の値」のボックスをクリックし、カーソルが点滅している状態で、「マスタ」シートをクリックします。
 

その状態で、リストに表示させたい項目の部分(この場合はA2~A8のセル)を選択します。
 

そうすると、「元の値」のボックスに「=マスタ!$A$2:$A$8」といった範囲を指定する数式が表示されます。
 

「OK」をクリックすると、セルの右側にプルダウンの下向き三角「▼」のボタンが表示されます。ここをクリックし、無事「役職・職種」マスタのリストが表示されたら、マスタからの読み込み完了です。

これで、「役職・職種」に変更があった際は、「データの入力規則」の設定を変更することなく、マスタを変更するだけでプルダウンリストへ変更内容が反映されます。
※項目の追加など、マスタの範囲が変更となる場合は、「データの入力規則」ダイアログを開き、マスタの範囲を指定し直してください。
 

「役職・職種」もプルダウンを使っての入力が完了しました!
「性別」よりも項目の数が多く、一人ひとり正式名称を覚えるのが困難なため、マスタ化してプルダウンリストにすると、確実に効率化されることがわかりました。

名簿の完成です!

エラーメッセージを表示させる

リストにないデータが入力されたときに、エラーメッセージを表示させることができます。エラーのスタイルは3種類あって、エラーダイアログに表示させる「タイトル」と「メッセージ」も指定することができます。

「データの入力規則」ダイアログの「エラーメッセージ」タブにて、スタイル、タイトル、エラーメッセージをそれぞれ入力し「OK」をクリックします。

リストの選択肢にない文字列が入力されると、指定したタイトルのダイアログが表示され、アイコンとエラーメッセージが表示されます。
設定した「スタイル」によって、ダイアログが表示された際の動作が異なりますので、その3パターンを見てみましょう。

停止

リストの項目と異なる入力内容は入力ができない場合。

注意

リストにない項目を入力して良いか、良くないかを選択する場合。

情報

リストにないことをお知らせするも、入力することはできる場合。

必ずリストから選択しなければならないときと、そうでないときによって使い分けましょう。

また、リストにない項目の入力を許可し、エラーメッセージを表示させたくないときは、「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外せば、何も表示されません。

さいごに

プルダウンリストの作成方法について、シンプルにまとめましたがいかがでしたでしょうか。

やり方さえ覚えれば簡単にリストを作成することができ、業務効率があがりますので、ぜひご参考になさっていただければ幸いです。
次回は、少し上級者向けのプルダウンリストの使い方を説明させていただければと思います。

ありがとうございました。

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