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Googleスプレッドシートの基本事項と知っておきたいアドオンまとめ

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こんにちは、LIGブログ編集部です。

業務上でGoogleスプレッドシートを使う方も多いのではないでしょうか?
Excelと同じ機能を持つスプレッドシートは、複数人で同時に編集ができるなど使い勝手がよく、ビジネスツールとして欠かせない存在です。

今回は、そんなスプレッドシートの基本事項と知っておくと便利なアドオンをまとめました。

スプレッドシートでできること

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

まずは、スプレッドシートの機能で代表的なものをご紹介します。

Excelのように表計算ができる

リスト作成からお金の管理、データの分析など、表の作成やデータのビジュアル化などに適しています。
Excelの機能がそろっているのはうれしいですね。

複数人と共同作業ができる

共有ボタンを押せば、好きな人といつでもどこからでも、スプレッドシートを編集・閲覧することができます。
複数人で同時に編集できるのが、大きなポイント。作業が捗りますね。

オフラインで編集ができる

オンライン上でしか編集ができないと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか? 事前に設定しておけば、ネットにつながっていなくても編集ができます。

設定方法

スプレッドシートの[メニュー]<[設定]を選択
オフライン同期を[オンにする]をクリック

参考:オフラインでファイルにアクセスする – ドライブ ヘルプ
https://support.google.com/drive/answer/2375012

アドオンを設定する

標準機能だけでも十分なスプレッドシートですが、アドオンを入れることで作業の幅を広げることができ、さらに効率化を目指すことができます。

なお、「アドオン」は新たな機能を追加できるプログラムを指します。つまり、「スプレッドシートのアドオン」というのは、「スプレッドシートに新たな機能を追加する」ということです。

アドオンの取得方法

アドオンの取得方法はとても簡単です。

画面上部のアドオンをクリック
[アドオンを取得]を選択
画面上に出てくるリクエストを確認し[承認]を選択

この流れで好きなアドオンを追加することができます。

アドオンの管理方法

「追加したけれど、あまり使わない」という機能は、下記の手順で削除ができます。

画面上部のアドオンをクリック
[アドオンを管理]を選択
[管理]<[削除]を選択

知っておきたい!おすすめのアドオン

アドオンの設定方法をおさえたところで、おすすめのアドオンをシーン別でご紹介します。

サイトを分析したいときに

サイトの分析結果をスプレッドシートで共有するときなどは、これらのアドオンがおすすめです。

Google Analytics

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-analytics/fefimfimnhjjkomigakinmjileehfopp

「より良質なサイトをつくりたい」と考えるすべての方におすすめしたいのが、「Google Analytics」です。Google Analyticsを使うと、自身のブログや運営しているサイトの「訪問者数」や「どこからやってきたのか」などのデータを分析することができます。

Google Analyticsについてまとめた記事もあわせて、ご覧ください。

Analytics Canvas

https://chrome.google.com/webstore/detail/analytics-canvas/iknhcoaholaenjpgiegmdjbbknknanal

Google Analyticsとあわせて使いたいのがこちらのアドオン。Analyticsで抽出したデータをレポート化してくれます。グラフの種類が多いので、データに適したレポート作成をすることが可能です。

SimilarWeb for Sheets

https://chrome.google.com/webstore/detail/similarweb-for-sheets/cilbjcmciknbejmpichfmkhcacggnbaj

自分のサイトだけではなく、競合のサイトがどうなっているのかを知りたい場合はこちらのアドオンを使いましょう。
SimilarWeb for Sheetsでは、分析したいURLを入力することで、簡単に競合比較の資料を作成することができます。
得られるデータは、「カテゴリーランク」「対象サイトの特徴となるワード」「各SNSからの流入シェア」など多数の項目から選ぶことができます。競合比較資料の作成に時間をかけたくない方はぜひ、使用してみてください。

参考:スプレッドシートアドオン「SimilarWeb for Sheets」で、競合比較の資料づくりの時間を激短する!|SimilarWebPRO【日本公式ブログ】

http://www.similar-web.jp/blog/archives/307

SpreadsheetBooster

https://chrome.google.com/webstore/detail/spreadsheetbooster/ekfnkmpflhbkekemeafhnfpihdpfdkjf

普段使用しているFacebookやTwitterなどのSNSのデータを分析してくれるアドオンが、「SpreadsheetBooster」です。
SNSの成長推移がわかるので、ブランディング力を向上させたい方はぜひ。

メールの作成・送信の際に

仕事上、メールでのやりとりが多い方もいらっしゃるかと思います。ここからはメール作成・送信に役立つアドオンをご紹介します。

Yet Another Mail Merge

https://chrome.google.com/webstore/detail/yet-another-mail-merge/mgmgmhkohaenhokbdnlpcljckbhpbmef

こちらのアドオンはGmailと連携していて、営業メールなどで一括送信したいときにとても便利です。シート内に入力した宛先に送ることができます。BCCやCCにならずに送ることができるので、メールの管理にも助かります。

Email Range

https://chrome.google.com/webstore/detail/email-range/dolojkflgagmliddfokeajaohhbojgdm

スプレッドシートの内容をメールで送りたいときに、ファイルに落として添付するのは面倒ですよね。そんな手間をかけずにメール送信できるのがこちらのアドオン。リストや表をよくメールで送っている方におすすめです。

基本操作の+αに!

基本操作関連で、便利なアドオンをまとめてみました。

More Fonts

https://chrome.google.com/webstore/detail/more-fonts/jcknpndapmfpoepnpnimalmnjbmhofij

「いつも使っているフォントに飽きた」「良いフォントが見つからない」そんなときに取り入れたいのが「More Fonts」。取得すると、自動でフォントが追加されます。
お気に入りのフォントを見つけてみてはいかがでしょうか。

Remove Blank Rows

https://chrome.google.com/webstore/detail/remove-blank-rows/gmidogdphchbiehdmbigdbcopkpjpnio?utm_source=permalink

スプレッドシートで上での作業で、セルが空欄になることってありますよね。こちらのアドオンを入れると、クリックするだけで不要なセルを削除または非表示にしてくれます。
いちいち削除する手間が省けるため、作業効率化として追加しておきたい機能です。

Template Gallery

https://chrome.google.com/webstore/detail/template-gallery/hcpojkandgeeicgaglamgmajpdlfnnij?utm_source=permalink

効率を上げるのに欠かせないのが「テンプレート」。
こちらのアドオンには、ビジネスで使えるテンプレートが数多くあります。ネット上で探す手間を省けるのがうれしいですね。

捺印やマッピングも

最後にご紹介するのは、使う頻度が高くないもののいざというときに重宝するアドオン2つです。

DigitalStamp4Sheet

https://chrome.google.com/webstore/detail/digitalstamp4sheet/clbokgpmjffeicniaiebeabeejgdpdha?hl=ja

印鑑を使う国・日本のためにつくられたアドオンがありました。スプレッドシートに電子印鑑を捺印することができます。

使い方

電子印鑑として使用する印影画像を準備する
画像ファイルをアップロードする
シート上で捺印する場所(セル)を選択
最後に[スタンプ]ボタンを押す

Mapping Sheets

https://chrome.google.com/webstore/detail/mapping-sheets/ddfdjfkaipgeahdjeemdojbpcglcncif

スプレッドシートから地図を作れることはご存知でしょうか?
シート内に「名前」「カテゴリー」「住所」の項目を作成すると、簡単にマッピングしてくれる優れものです。

さいごに

いかがでしたでしょうか。
スプレッドシートのアドオンを使いこなせれば、業務の効率化だけでなく仕事の幅も広がりそうですね。
試行錯誤しながら、自分の使いやすいスプレッドシートを開発してみてはいかがでしょうか。

それでは、また。

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