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作業効率アップを見込める!知っておきたいWord基本テクニック5選

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こんにちは、LIGブログ編集部です。

文書作成でおなじみのWord。Microsoft OfficeデビューがWordだったという方も多いのではないでしょうか。
使う頻度が高いツールだからこそ、作業効率を上げることで1日のタスクを早く終えることができます。

そこで今回はWordを使うときに知っておきたいテクニックを紹介します。効率アップを目指しましょう。

1.範囲を選択する

今まで特定の言葉や文章、段落を選択する際にドラッグしていた方へ。ドラックしなくても簡単に希望範囲を選択できる方法があります。

単語を選択するときの方法

選択したい単語をダブルクリックします。

文章を選択するときの方法

[command]キーを押しながら、選択したい文章のいずれかの単語をクリックします。

段落を選択するときの方法

段落全体を選択したい場合は、トリプルクリックをします。
また[command]キー+[A]をクリックすると、ファイル内の全文章を選択することができます。

2.簡単に文字列を移動する

文章を移動する度に[切り取り]をして[貼り付け]をしている方に、おすすめなテクニックです。

先ほどの方法で、移動したい文章を選択します。続けてマウスポインタを文章に合わせ、移動先にドラッグしてみましょう。

 

図のように、文章の位置が変更できます。このように選択も移動も簡単になります。

3.ひとつのファイルにサイズの違うページを作成する

同じ資料の中に異なるサイズのページを作成したい場合、みなさんはサイズごとにファイルを分けていますか?
ひとつのファイル内にも、サイズの異なるページを作成できます。

次ページにA3資料を挿入したい場合

[レイアウト]<[ページ設定]<[区切り]<[セクション区切り]<[次のページから開始]を選択。
新しいページが作成されるので、[レイアウト]<[ページ設定]<[サイズ]からA3を選択。サイズが変更されます。
向きを変更したい場合は、[レイアウト]<[ページ設定]<[印刷の向き]で設定ができます。

4.ナビゲーションウインドウで文章を探す

報告書や論文などの長い文章を書いている際、「あれ、あの文章ってどこに書いたんだっけ?」と困ることはありませんか?
そんなときに便利なのが「ナビゲーションウインドウ」です。

[表示]<[サイドバー]<[見出しマップウインドウ]を選択すると、左側に見出しが出てきます。見出しをみれば、内容を思い出すヒントになります。

どうしても思い出せない場合は[command]キー+[F]で[検索ウインドウ]を呼び出して検索することができます。他にも、[縮小表示ウインドウ]、[変更履歴ウインドウ]があるので必要時に使ってみましょう。

5.表作成にスムーズにする

表作成に悪戦苦闘する方も多いのではないでしょうか?
最後に紹介するのは、表作成のテクニックです。

文字列から表を作成する

書いた文字列を表にしてみましょう。

表で分けたい部分を[,]で区切り、文字列を選択します。
 

[挿入]<[表]<[文字列を表にする]を選択。
 

列数・行数、文字列の幅を調整し、[OK]をすれば、完成です。
 

表の中身を取り出す

逆に、作成した表を文字列へ変換したいケースもあるかと思います。 表の中身を取り出す方法を紹介します。

方法

表にカーソルを置きます。ツールバーの[表のレイアウト]<[データ]<[表の削除]を選択。
文字列の区切りを選択すると、文字列を取り出すことができます。

上記のステップで、最初の文字列に戻ります。コピぺする時間を短縮しましょう。

さいごに

いかがでしたでしょうか?
Wordは文書作成の必需ツール。はじめは慣れないかもしれませんが、使い続ければ作業効率アップを目指せること間違いなしです。
ぜひ、ご活用ください。

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